Organisationstipps

Im neuen Jahr soll alles besser werden. Das ist etwas, was wir uns einreden. Wir stellen uns vor an jeden Geburtstag zu denken, Kündigungsfristen einzuhalten, die Wohnung in einem Top-Zustand zu halten, doch mit einem bloßen Wunsch wird das nichts. Heute zeige ich euch deshalb meine liebsten Tipps um mein Leben besser auf die Reihe zu kriegen.

New Years Week 1

Tief in eurem Inneren, wusstet ihr, dass ihr um einen Organisationspost nicht herumkommen würdet bei mir. Ich versuche mich selbst noch zu optimieren und das beste aus meinem Tag herauszuholen und das klappt mit ein paar kleinen Veränderungen in Sachen Organisation ganz gut.

Hier kommen also Tipps und Tricks rund um Organisation, die euch helfen könnten.

Halte alles fest

In unseren Köpfen schwirren täglich Millionen an Gedanken umher. Ein Teil davon sind Sachen, die wir uns merken wollen/sollen/müssen weil sie mit Aufgaben verbunden sind, die wir erledigen wollen/sollen/müssen. Deswegen ist hier der erste Tipp: Haltet alles fest. Ihr müsst euch nicht alles merken höchstwahrscheinlich könnt ihr auch nicht alles merken. Es gibt einfache Wege was euch durch den Kopf schießt aufzuschreiben:

  • Notizbücher – mit der klassischen Stift und Papier Methode könnt ihr beispielsweise während ihr Arbeitet alles niederschreiben, was in euren Fokus rutscht, aber gerade für eure Arbeit absolut nicht relevant ist. Ihr schreibt gerade an einem Bericht und euch fällt ein, dass Kuschelsocken mit Hundemotiven das perfekte Weihnachtsgeschenk für eure Omi wären? Dann schreibt es auf und widmet euch wieder eurem Bericht
  • „Texte dir selbst“ – eine Praktik, die ich seit ungefähr einem halben Jahr benutze: mein eigener WhatsApp-Chat. Ich habe für mein Tablet eine weitere Sim-Karte gebraucht und habe für den Notfall (Handy weg, Pin vergessen, funktioniert nicht mehr) WhatsApp installiert. Mir kam die Idee, den Chat zwischen meinen beiden Kommunikationsgeräten als digitalen Notizzettel zu nutzen und dort alles festhalten, was mir unterwegs oder in Situationen einfällt, in der ich nicht das Notizbuch dabei habe. Das könnt ihr auch ganz einfach selbst machen, in dem ihr eine Gruppe in WhatsApp erstellt, eine Person hinzufügt und dann die Person wieder entfernt, schon seid ihr allein in der Gruppe und könnt reinschreiben was ihr wollt. Es ist super praktisch, dort halte ich Einkaufslisten fest, meine Liste für das Fitnessstudio (Gerät mit Kilos und Anzahl der Wiederholung) oder auch Sprachnachrichten an mich selbst, wenn ich gerade keine Zeit habe alles zu schreiben, was auch das nächste Format wäre…
  • …Sprachmemos – ich denke jedes Handy hat diese Funktion, dass man etwas aufnehmen kann, wenn nicht, gibt es entweder Diktiergeräte oder eben die einfache Sprachnachricht-Funktion bei WhatsApp. Super für unterwegs oder wenn es wirklich schnell sein soll und man es nicht vergessen will. Aufnehmen und dann wieder anhören.
  • Go Digital – Das Pendant zu der klassischen Stift und Papier Methode wären alle digitalen Varianten. Dazu gehört auch die Version sich selbst zu Texten, es gibt aber auch verschiedene Tools und Apps um alles festzuhalten wie zum Beispiel trello, ein Programm um Listen mit Aufgaben anzufertigen, mit der Möglichkeit auch andere Leute mit hinzuzufügen, um einen Überblick über gemeinsame Projekte zu behalten, oder auch Evernote, ein Programm um Notizen zu speichern, welche dann auf verschiedenen Geräten synchronisiert werden und damit kann man auch Listen anlegen oder Mitschriften von Meetings oder Vorlesungen festhalten.

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Desweiteren ist es auch wichtig regelmäßig Brain Dumping zu betreiben. Dabei nimmt man sich 5 bis 10 Minuten Zeit und schreibt einfach alles nieder, was einem durch den Kopf schwirrt. So entleert man seinen Kopf und schafft Platz und Freiheit sich ganz auf bevorstehende Aufgaben zu konzentrieren.

Übersicht behalten

Es ist hilfreich zu wissen, was wo zu finden ist und was wann stattfindet. Ich liebe es Übersichten zu machen und könnte damit Stunden verstreichen lassen. Besonders für Termine, Geburtstage und Events ist es wichtig den Überblick zu behalten, aber es ist ebenfalls wichtig über die materiellen Dinge in seinem Umfeld Bescheid zu wissen, den Ort zu kennen, wo es sich befindet und da gibt es auch verschiedene Tipps zum befolgen:

  • Alles hat seinen Platz – Bleiben wir kurz bei den materiellen Dingen, es kann einem unglaublich viel Zeit sparen, zu wissen wo sich etwas befindet. Man gelangt zu dieser Art von Kenntnis, wenn alles in seinem Heim einen festen Platz hat. Wenn ich auf der Suche nach meinem Mietvertrag bin, dann gehe ich direkt auf mein Bücherregal zu, ziehe den zweiten Ordner von links aus dem 2. Regal von oben und schlage das zweite Register auf. Und so sollte der gesamte Zustand in eurer Wohnung sein, denn Erstens: Ihr spart Zeit in dem ihr nicht hilflos herumsucht und Zweitens: es ist unglaublich einfach so Ordnung zu halten und aufräumen geht damit auch schneller von der Hand.
  • Kalender führen – Schon tausend mal gesagt, schon tausend mal erklärt warum. Ein Kalender ist wirklich DAS Tool um sich zu organisieren. Er hält alle deine Termine fest und kann zu deinem besten Freund werden, in dem er alles was du dir merken musst, was du zu erledigen hast und was du vorbereiten musst, weiß und du (sofern du ihn immer bei dir trägst) immer Zugriff darauf hast. Diesen kannst du in verschiedenen Versionen nutzen:
    • Dies kann wieder in der klassischen Papier – Buch – Variante sein, ich benutze gerne das Format des Bullet Journals dafür, da gibt es aber auch unglaublich viele Varianten und Anbieter. Man kann sich einen komplett vorgedruckten nehmen, schlicht oder verspielt, mit weiteren Listen neben dem typischen Wochen- und Tagesübersichten oder ohne. Die Auswahl ist unendlich groß
    • Es gibt aber auch viele digitale Möglichkeiten, wie zum Beispiel den Google Kalender der einen mit Hilfe der Reminder – Funktion rechtzeitig an Aufgaben und Events erinnert (klappt bestimmt auch mit dem vorprogrammierten Kalender in unseren Handys)
    • Eine spezielle Variante des ‚Papierkalenders‘ ist der Poster-Kalender. Ich finde die Vorstellung alles auf einem Blick zu haben äußerst entspannend und hilfreich, deswegen spiele ich noch mit dem Gedanken, mir so einen zuzulegen.

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Effizient arbeiten

Oft passiert es, dass wir den ganzen Tag damit beschäftigt sind, unsere To-Do-Liste abzuarbeiten, dabei nicht alles abhacken konnten und wenn wir den Tag rückblickend betrachten, haben wir eigentlich gar nichts geschafft. Wir haben nicht effizient gearbeitet und waren vielleicht auch furchtbar unmotiviert und haben unsere Energie den falschen Aufgaben gewidmet. Dafür habe ich auch Tipps:

  • Deadlines setzen – irgendwie ist es ja klar, dass eure To – Do Liste für den Tag die Deadline am Ende des Tages hat, doch versucht für die verschiedenen Aufgaben Deadlines oder gar Zeiträume zu setzen.
  • Prioritäten setzen – das Wichtigste zu erst, wie es so schön heißt. Wenn euch nicht bewusst ist, welche Aufgabe am wichtigsten ist, dann nimmt die, bei der die Deadline als erstes abläuft und dann einfach nach diesem Prinzip abarbeiten.
  • Pomodoro – Technik – Sollte eure Produktivität sinken und ihr könnt euch schlecht konzentrieren, dann versucht die Pomodoro Regel anzuwenden. Das Prinzip ist simpel: Der Timer wird auf 25 Minuten gestellt, in dieser Zeit setzt ihr euch an eure Aufgaben und arbeitet daran, ohne wenn und aber. Danach macht ihr 5 Minuten Pause und dann geht es wieder los mit 25 Minuten. Wenn ihr 4x 15 Minuten geschafft habt, steht euch eine große Pause mit 30 Minuten zu
  • Energie Phasen richtig nutzen – Wir alle haben Hoch- und Tiefpunkte am Tag, was Motivation, Konzentration und Produktivität angeht. Diese können wir sehr selten beeinflussen, aber wir können unsere Aufgaben so legen, dass wir das maximale raus holen können. Die Hochs und Tiefs sind von Mensch zu Mensch unterschiedlich, aber wir alle wissen ungefähr wo diese Zeitpunkte bei uns liegen (wenn nicht, beobachtet euch mal einen Tag lang) und können für uns die Aufgaben persönlich koordinieren. Der Gedanke dahinter ist, dass wir während eines ‚Hochs‘ mit aufwendigen und den wichtigen Aufgaben beschäftigt sind, solche, die viel Konzentration erfordern, in den Tiefs, werden Aufgaben erledigt, die nicht so viel Motivation oder Kreativität benötigen. Das können hier das Schreiben von E.Mails sein, Abschreiben/Tippen von irgendwelchen Unterlagen, Telefonate oder auch Dinge, die Bewegung erfordern wie einkaufen. Versucht auch während euren „Hochs“ euch nicht ablenken zu lassen und stellt für euch und eure Kollegen eine Art „Bitte Nicht stören“ Regel auf, dass ihr nicht aus dem „Flow“ gerissen werdet.
  • alles überall griffbereit haben – Programme und Apps wie Dropbox oder Google Drive machen es möglich, die wichtigsten Dokumente breitzustellen, wann immer wir auf sie zugreifen möchten. Nichts ist ein größerer Motivationskiller, als mit der Aufgabe anfangen zu wollen, aber die wichtigen Unterlagen sind nicht zugänglich. Ich persönlich nutze die Dropbox, sowohl in der Gruppe als auch für mich persönlich um Skripte von Vorlesungen, Mitschriften und Aufgaben bei mir zu haben ohne sie auszudrucken.
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Bereite dich vor

Vorbereitet sein, ist für mich das A und O der Organisation, es ist Zeit sparend, auf bestimmte Situationen vorbereitet zu sein und ich möchte euch verschiedene Varianten und Objekte vorstellen, die ihr vorbereiten könnt:

  • Outfits – Es ist gut ein paar Outfits im Schrank bereits kombiniert zu haben, dass man für den gewählten Anlass es nur noch anziehen muss. So müsst ihr nicht Minuten (oder auch Stunden) vor dem Kleiderschrank sitzen weil ihr nicht wisst was ihr anziehen sollt.
  • der nächste Tag – der nächste Tag ist sehr schnell vorbereitet. So viele Dinge, die ihr tun könnt:
    • Kleidung für den nächsten Tag rauslegen
    • den nächsten Tag planen mit Aufgaben und Terminen
    • Frühstück oder gleich das ganze Essen vorbereiten oder zumindest festlegen was man essen möchte
    • Tasche für die Arbeit, Schule oder Studium packen
    • Akkus von Laptop, Tablet, Externen Akkus laden
    • Wäsche in die Waschmaschine um sie am nächsten Tag einfach einzuschalten (falls ihr in einem Mehrfamilien-Haus lebt)
  • E-Mail Texte
  • Blogposts

GYST/GYSD Tage einlegen

Diese Art von Tagen heißen „Get Your Shit Together“- oder „Get Your Shit Done“ – Tag, also, Tage an denen man alles erledigen kann, was unter der Woche liegen bleibt. So ein Tag fällt meist auf Sonntag. Man kann hier alles erledigen und sich perfekt auf die kommende Woche vorbereiten.

Eine Routine erstellen

Bei einer Routine, müssen wir unser Hirn nicht mehr so sehr anstrengen, wir müssen uns nicht überwinden nach dem Aufstehen ins Bad zu schlürfen und Zähne zu putzen. Sowas passiert ganz automatisch. Routinen machen es einfacher für uns und wir können auch immer schneller werden damit.

Eine Stunde früher aufstehen

Gerade in Phasen, wo ich unglaublich viel zu tun habe (wie gerade), ist es sehr wirksam einfach eine Stunde oder anderthalb Stunden eher aufzustehen. Ich bin also ab und zu einfach mal um 5 Uhr aufgestanden (brutal, ich weiß) und habe als aller erstes gemerkt, dass diese Uhrzeit in meiner „Wachphase“ das Schlafrhythmuses lag. Wenn ich dann aus dem Bett geschlürft bin, habe ich mir einen Cappuccino gemacht und saß in eine Kuscheldecke gewickelt mit meinem Laptop auf der Couch und habe einfach einen Blogpost geschrieben. Alles war ruhig, niemand hat mir geschrieben, niemand hat mich abgelenkt. Es waren nur mein Laptop und ich.. und der Cappuccino… und die Kuscheldecke. Ich hatte an diesem Morgen einen Post mit über 1000 Wörtern geschrieben und hatte ihn dann schon Upload bereit. Das hat mich gleich viel mehr motiviert und ich hatte mich mit etwas beschäftigt, was mir Spaß macht und wofür es sich zu aufstehen lohnt.

New Years Week 1

Schaut auf jedenfall nun bei ChaosMariechen vorbei ♥

Das war’s dann von mir für heute, bis morgen!

Lisa ♥

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